Beemind GmbH, Version 23. August 2022
Die vorliegende Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Website sanboard.ch, die Sanboard Apps ("Sanboard Mobile" im Apple Appstore und "Sanboard" im Google Play Store) und die Nutzung der Online-Software “Sanboard” der Beemind GmbH. Sie erläutert, welche Daten wir erheben und wie und zu welchem Zweck sie verwendet werden.
Kontakt:
Beemind GmbH
c/o Marc Wittwer
Brauerstrasse 37
8004 Zürich
marc.wittwer@beemind.ch
Die Online-Software Sanboard ist ein Service der Beemind GmbH. Sanboard ermöglicht seinen Nutzern die Verwaltung von Vereinen und die Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Sanitätsdiensteinsätzen. Um diesen Service anzubieten, speichern wir die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen und anderen Daten auf unseren Systemen.
Bei der Speicherung der Daten halten wir uns an die aktuellsten in der Schweiz und der EU geltenden Datenschutzrichtlinien. (DSGVO, GDPR)
Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf alle Services und Webseiten der Beemind GmbH. Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit Ihre Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt sind.
Die Beemind GmbH behält sich vor, die Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern und an die neuesten datenschutzrechtlichen Anforderungen und Erkenntnissen sowie technologischen oder organisatorischen Veränderungen anzupassen. Nach einer Änderung werden die Nutzer per Mail informiert. Die aktuellste Version ist auf der Website sanboard.ch verfügbar. Falls Sie einen Service nach dem Veröffentlichen von einer neuen Datenschutzerklärung weiterhin nutzen, bedeutet dies, dass Sie mit den Änderungen einverstanden sind.
Wir gehen mit den uns übertragenen Daten vertrauensvoll und verantwortungsbewusst um und halten uns an die in der Schweiz und der EU geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.
Personenbezogene Daten werden von uns nur dann und nur in dem Umfang erhoben, wie Sie sie uns mit Ihrer Kenntnis selbst zur Verfügung stellen.
Wir verkaufen, verleihen oder verschenken Ihre personenbezogenen Daten nicht, eine Weitergabe an Dritte erfolgt ohne Ihre Einwilligung nur dann, wenn wir hierzu gesetzlich berechtigt sind, z.B. bei Vorliegen eines entsprechenden Gerichtsbeschlusses.
Wir verwenden Sicherheitstechnologien auf dem aktuellen Stand der Technik, um Ihre Daten vor Missbrauch zu schützen.
Da wir unseren Sitz in der Schweiz haben und unsere Services von dort aus betrieben werden, findet die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit sich nicht aus diesen Datenschutzhinweisen etwas anderes ergibt, in der Schweiz statt. Bezüglich der Datenübertragung in die Schweiz hat die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss zum Datenschutz erlassen (DSGVO, Art. 45), welcher die Datenübertragung personenbezogener Daten aus einem EU-Staat in die Schweiz erlaubt. Im Einzelnen erheben, verarbeiten und nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten bei den in den folgenden Ziffern beschriebenen Zusammenhängen.
Um einen neuen Verein bei Sanboard anzulegen, werden folgende Daten durch ein vertretungsberechtigtes Vereinsmitglied benötigt:
Informationen zum genauen Standort des Benutzers werden erhoben, falls der Benutzer die GPS-Standort-Ortung in der "Sanboard" App aktiviert. Die App sendet den genauen Standort des Benutzers an unsere Server wenn die App im Vordergrund sowie im Hintergrund ist. Das GPS-Tracking ist optional und kann jederzeit deaktiviert werden. Die genauen Standort-Informationen der verschiedenen Benutzer einer Organisation werden auf der Einsatzkarte eines Einsatzes angezeigt.
Alle weiteren Angaben sind freiwillig. Bei der Registrierung akzeptiert das vertretungsberechtigte Vereinsmitglied die Datenschutzerklärung und wird als Kontaktperson der Vereins hinterlegt.
Wenn das vertretungsberechtigte Vereinsmitglied einem weiteren Mitglied den Zugang zum Verein freischaltet, muss das neue Mitglied beim ersten Login diese Datenschutzerklärung ebenfalls akzeptieren.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich den zu erbringenden Serviceleistungen der Beemind GmbH, die auf einem Vertrag basieren, gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen, oder der Erfüllung von Interessens- und vorvertraglichen Maßnahmen dienen. Wenn Sie die dafür erforderlichen Daten nicht bereitstellen, können wir dieses Angebot nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen.
Sollte die Beemind GmbH gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sein, werden wir Ihre Daten an auskunftsberechtigte Stellen übermitteln.
Wenn ein Verein personenbezogene Daten der Mitglieder an unseren Server übermittelt, werden wir diese in dessen Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten. Der betreffende Verein ist insbesondere dafür verantwortlich, dass eine solche Übermittlung personenbezogener Daten Dritter im Einklang mit dem Datenschutzrecht steht. Um die Datenverarbeitung durch unser Unternehmen rechtlich abzusichern, werden Sie beim Erfassen eines neuen Vereins dazu aufgefordert, mit uns eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) abzuschließen. Dies erfolgt einfach und schnell auf elektronischem Weg.
Alle Zugriffe auf die Dienste von Sanboard via der Website oder der mobilen App werden automatisch protokolliert und Informationen wie z.B. Browsertyp und -version, Betriebssystem, Name und zugehörige Verweildauer der aufgerufenen Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugangs, verwendete Suchmaschinen, Namen heruntergeladener Dateien und Ihre IP-Adresse werden gespeichert.
Die statistische Auswertung der Datensätze erfolgt ausschließlich anonymisiert. Weitere Auswertungen dienen der technischen Optimierung der Sanboard Software. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen kombiniert. Die Beemind GmbH behält sich jedoch eine nachträgliche Prüfung von Protokolldaten vor, falls ein berechtigter Verdacht der rechtswidrigen Nutzung bestehen sollte.
Falls Sie mit uns Kontakt aufnehmen via einem unserer Kontaktformulare oder einer Supportanfrage via E-Mail, speichern wir Ihren Namen, E-Mail Adresse, Telefonnummer und den Grund Ihrer Anfrage in unserem System. Diese Daten werden benötigt um Sie bei Ihrem Anliegen zu unterstützen.
Wenn Sie als Kontaktperson eines Vereins bei Sanboard registriert sind, dann behalten wir uns das Recht vor, Sie zu kontaktieren, um Sie über alle für die Vertragsgestaltung notwendigen Änderungen zu informieren (z.B. Änderung AGB, Wartungsarbeiten Server, Lizenzinformationen). Im Rahmen der Testphase von Sanboard senden wir Ihnen Informationen per E-Mail zu Ihrem Testzugang.
Für die Versendung solcher Benachrichtigungen verwenden wir einen E-Mail Dienstleister (siehe Kapitel 2.7).
Für die Versendung von sämtlichen E-Mails verwenden wir den E-Mail Service “Simple Email Service” von Amazon Web Services mit dem Serverstandort Frankfurt in Deutschland.
Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt auf eigenen und externen Servern gemäß der Liste der aktuellen Dienstleister (Siehe Kapitel 2.9). Daten, die Sie zur Verarbeitung an die Beemind GmbH senden, werden bei der Übertragung zu unseren eigenen Servern sowie zu Servern von externen Rechenzentren verschlüsselt. Zur Verschlüsselung verwendet Sanboard den gängigen SSL Code (Secure Socket Layer Protocol). Alle Zugriffe und Zugriffsversuche werden protokolliert.
Werden von der Beemind GmbH personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung an Dienstleister weitergeleitet, so sind diese an die jeweils gültigen Rechtsvorschriften gebunden. Wir haben mit den externen Rechenzentren Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß DSGVO sowie allen weiteren Vorschriften verarbeitet werden.
Außerdem verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, um unseren Verpflichtungen aus etwaigen zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen nachzukommen.
Die Beemind GmbH arbeitet mit folgenden Unterauftragnehmer zusammen um den Funktionsumfang von Sanboard und den Verpflichtungen aus etwaigen zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen nachzukommen.
Den Hauptteil unserer Daten werden in einer MongoDB Datenbank in einem Schweizer Rechenzentrum von Microsoft Azure verschlüsselt gespeichert.
Unser Backend läuft über Server der Schweizer Firma hosttech GmbH mit Serverstandort in der Schweiz.
Für die Benutzer Authentifizierung arbeiten wir mit dem Unternehmen Auth0 mit dem Rechenzentrum in Europa zusammen.
Die Push-Nachrichten werden mit dem Cloud Messaging Service von Google und dem Apple-Dienst für Push Nachrichten von Apple abgewickelt.
Die “Sanboard Mobile App” wird im Appstore von Apple und dem Play Store von Google angeboten.
Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zu. Im Einzelnen sind dies:
Bei Fragen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte im Zusammenhang mit einer Datenerhebung und -speicherung erreichen Sie uns unter folgender E-Mail Adresse: marc.wittwer@beemind.ch
Soweit eine Datenverarbeitung innerhalb der Sanboard Software durch einen Verein stattfindet, handelt die Beemind GmbH lediglich als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Vereins. Für das Erfassen von personenbezogenen Daten in Sanboard ist allein der Verein verantwortlich (siehe Kapitel 2.3 „Auftragsverarbeitung“). Sofern Sie als Vereinsmitglied von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an den Verein bzw. die vertretungsberechtigen Personen.
Im Falle einer Kündigung des Vertrags beachten Sie bitte, dass die Beemind GmbH ggf. Daten, die z.B. der Buchhaltung dienen, über die Vertragslaufzeit hinaus sichern muss, da für diese eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Mittels CSV Dateien können Sie Ihre Daten aus verschiedenen Modulen von Sanboard selbst herunterladen. Einen Export Ihrer Daten in einer anderen Dateiform können wir Ihnen auf Anfrage zukommen lassen. Bitte bedenken Sie, insbesondere im Fall Ihrer Kündigung, dass Sie ggf. Daten verarbeiten, die revisionssicher aufbewahrt werden müssen.
Wir sind durch die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer technischen und organisatorischen Schutzvorkehrungen stets um die höchstmögliche Sicherheit Ihrer Daten bemüht, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Derzeit bestehen insbesondere die folgenden Schutzvorkehrungen.
Sämtliche Daten von Sanboard werden in Schweizer Datenzentren gespeichert und auf Schweizer Servern verarbeitet. Wir nutzen die hochsichere Server- und Datenbankinfrastruktur von Microsoft Azure mit dem Serverstandort in der Region Zürich. Die Datenverarbeitung findet auf den hochsicheren Servern der Firma hosttech GmbH, Seestrasse 15A, 8805 Richterswil, statt. Unsere Server der Firma hosttech und Microsoft sind beide ISO 27001 zertifiziert.
Die einzigen Daten, welche die Schweiz verlassen, sind die Folgenden:
Mit der Registrierung jedes Benutzers Ihres Vereins werden ein persönlicher Benutzername und ein Kennwort erstellt. Außerdem nutzt die Beemind GmbH eine Kombination aus Firewalls, Verschlüsselungstechniken und Authentifizierungsmaßnahmen, um die Verwendung für Sie so sicher wie möglich zu gestalten und einen unerlaubten Zugriff auszuschließen. Sämtliche Datentransfers erfolgen mit sicherer Verschlüsselungstechnik (SSL), um das Lesen und die Manipulation durch Unbefugte auszuschließen.
Bitte beachten Sie, dass die Sicherheit der Nutzung von Sanboard auch davon abhängt, wie gut Sie Ihr Passwort wählen und schützen. Teilen Sie deshalb niemandem Ihr Passwort mit und wählen Sie ein sicheres Passwort, sinnvollerweise aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie aus Ziffern und Sonderzeichen. Es sollte keine (wahrnehmbare) Systematik enthalten und sollte kein Wort einer geläufigen Sprache sein (z.B. Englisch, Deutsch, Italienisch oder Französisch).
Daten, die in der Software Sanboard eingegeben werden, werden an Server übermittelt, die sich in einem Rechenzentrum in der Schweiz bei einem Subunternehmer befinden, und dort gespeichert. Diese Subunternehmer werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden iSv Art. 28 DSGVO vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sowie alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unbefugten Zugriffen, Einsichtnahme oder Manipulation einzuhalten.
Um unseren Kunden nicht nur den technischen höchstmöglichen Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, nehmen alle Sanboard Mitarbeiter an regelmäßigen und praxisorientierten Datenschutzschulungen teil. Unsere Mitarbeiter werden zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung aller relevanten Gesetzesvorschriften verpflichtet, die auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fortdauert.
Wir möchten unsere Dienste ständig verbessern, auf dem aktuellen Stand der Technik halten und Ihnen ein sicheres, reibungsloses, effizientes und persönliches Nutzer-Erlebnis bieten. Dafür kommen auf unserer Website und bei unseren Services Analyse-, Werbe- und Einbindungsfunktionen zum Einsatz.
Um Ihren Besuch auf unserer Website und in der Software Sanboard nutzerfreundlich zu gestalten und bestimmte Funktionen erlauben zu können, werden auf verschiedenen Seiten Cookies (kleine Textdateien) verwendet. Diese dienen der Steuerung der Internetverbindung während Ihres Aufenthalts und analysieren die Nutzung der Website bzw. unserer Services. Wir informieren Sie über den Einsatz von Cookies bereits beim Zugriff auf unsere Website und auf die Software Sanboard.
Bitte beachten Sie, dass Cookies technische Informationen beinhalten und bestimmte Funktionen der Sanboard-Webseite und der Services möglicherweise nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden können, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.
Die Sanboard-Website und unsere Services nutzen Webanalyse Tools des Analysedienstes der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4 in Irland (nachfolgend „Google“), um Inhalte für die Besucher bzw. Nutzer zu optimieren und attraktiv zu gestalten. Die Rechtgrundlage für den Einsatz der nachfolgenden Google Tools ist Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSG-VO. Die gesammelten Informationen werden in der Regel an einen Google Server in den USA übertragen und dort gespeichert. Etwaige Datentransfers in die USA unterliegen den mit der Google-Muttergesellschaft Google LLC abgeschlossenen EU-Standardvertragsklauseln, um das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.
Da Google in unserem Auftrag Dienstleistungen, wie z.B. Analysen zu Webseitenaktivitäten, erbringt, haben wir mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Mit der Nutzung der Sanboard-Website erklären Sie sich damit einverstanden, dass Google mittels nachfolgender Webanalyse Tools personenbezogene Daten verarbeitet. Diese dienen jedoch ausschließlich der optimalen Gestaltung und Erreichbarkeit von Sanboard-Inhalten und nicht der persönlichen Identifikation der Besucher bzw. Nutzer. Die Löschung der Daten erfolgt gemäß Vereinbarung mit Google, automatisch nach einer Aufbewahrungsdauer von 14 Monaten. Sie können die Verwendung von Cookies für Analysezwecke unter folgendem Link deaktivieren: https://www.google.com/settings/ads/.
Die Sanboard-Website und unsere Services nutzen den Webanalysedienst von Google Analytics. Dieser Dienst speichert kleine Textdateien, sog. Cookies (siehe Kapitel 5.2 Cookies).
Sie haben die Möglichkeit, den Einsatz von Google Analytics zu verhindern, indem Sie die Speicherung von Cookies ablehnen.
Die Aktivierung von Google Analytics sowie weiteren Marketing-Tags wird über den Google Tag Manager systematisch gesteuert, damit die Website und die Software ClubDesk beim Einsatz vielfältiger Tags (Codeeinheiten, Tracking Tools etc.) nicht an Performance verlieren. Der Tag Manager löst Ereignisse im Zusammenhang mit der Marketinganalyse aus bzw. optimiert diese, ohne selbst Cookies zu verwenden oder personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
iese Website nutzt das Online-Werbeprogramm "Google Ads" und im Rahmen von Google Ads das Conversion-Tracking der Google Ireland Limited, Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland („Google“). Wir nutzen das Angebot von Google Ads, um mit Hilfe von Werbemitteln (sogenannten Google Adwords) auf externen Webseiten auf unsere attraktiven Angebote aufmerksam zu machen. Wir können in Bezug zu den Daten der Werbekampagnen ermitteln, wie erfolgreich die einzelnen Werbemaßnahmen sind. Wir verfolgen damit das Anliegen, Ihnen Werbung anzuzeigen, die für Sie von Interesse ist, unsere Website für Sie interessanter zu gestalten und eine faire Berechnung der anfallenden Werbekosten zu erreichen.
Die Sanboard-Website und unsere Services nutzen zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in Ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.
Youtube
Die Sanboard-Website nutzt Plug-ins der von Google betriebenen Seite YouTube. Betreiber der Seiten ist die YouTube LLC., 901 Cherry Ave, San Bruno, CA 94066, USA (nachfolgend „YouTube“). Wenn Sie auf YouTube Plug-Ins zugreifen, wird eine Verbindung zu Servern von YouTube hergestellt. Durch den Zugriff wird dem Server mitgeteilt, welche Webseiten Sie besucht haben. Sofern Sie im Ihrem YouTube Account eingeloggt sein sollten, ermöglichen Sie YouTube Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Ziel zuzuordnen.
Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube Account ausloggen.
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